الرحلات والفواتير ومصروفات الرحلة

الرحلة هي وحدة الربح والخسارة في وكالة السفر: عليها تُجمع الفواتير، وعليها تُحمّل المصروفات، ومنهما معاً يظهر صافي ربحها.

سجل الرحلات

تعرض شاشة الرحلات — صورة 1 — اسم الرحلة ونوعها (حج، عمرة، سياحة) ووجهتها وتاريخي المغادرة والعودة وطاقتها الاستيعابية وحالتها الحالية.

بطاقة الرحلة

أربعة أرقام في أعلى بطاقة الرحلة تختصر حالها كله:

• المسافرون — المسجّلون من الطاقة الاستيعابية، فتعرف كم مقعداً بقي.
• الفواتير — مجموع ما بُيع على هذه الرحلة.
• المصاريف — ما دُفع فعلاً للطيران والفنادق والنقل.
• صافي الربح — الفرق بينهما، وهو الرقم الوحيد الذي يقول هل كانت الرحلة مجدية.

وتحتها تبويبات أربعة: التفاصيل، والمسافرون، والفواتير، والمصاريف. وفي تبويب التفاصيل مربّع لتحديث الحالة مع ملاحظة، وسجل الحالات يحفظ كل انتقال بوقته ومن نفّذه.

ويسرد تبويب المسافرون — صورة 2 — من على الرحلة ورقم فاتورة كل واحد منهم وحالة دفعه، فتعرف قبل المغادرة من لم يُكمل السداد.

الفواتير

تجمع شاشة الفواتير — صورة 3 — كل فواتير الوكالة، وتُفلتر بالرحلة أو بالحالة، وفيها عمودا مدفوع والباقي ليظهر المتبقّي من أول نظرة.

وفي بطاقة الفاتورة — صورة 4 — العميل والرحلة المرتبطة وبنود الفاتورة، والبند إما خدمة مفردة وإما باقة كاملة.

وما يميّز فاتورة السفر أنها تفصل العربون عن الباقي: فالعميل يدفع مقدّماً لتثبيت الحجز، ثم يسدّد الباقي قبل المغادرة. ويظهر كل منهما في جدول المدفوعات بنوعه وتاريخه وطريقة دفعه.

وتجمع شاشة المدفوعات — صورة 5 — كل ما حُصّل في الوكالة مهما كانت فاتورته، مع فلاتر للرحلة ونوع الدفعة والمدة، ولكل دفعة إيصال قابل للطباعة.

مصروفات الرحلة

هذا الجانب هو الذي يُغفل عنه عادة — صورة 6. فكل ما تدفعه للموردين يُسجّل مصروفاً على الرحلة بفئته (تذاكر طيران، فنادق وإقامة، باصات ومواصلات، تأشيرات، أكل وشرب، رسوم وخدمات) ومورده ومبلغه وتاريخه.

وفئات المصاريف قابلة للتعديل من شاشة فئات المصاريف، فزد ما يناسب طبيعة برامجك.

وبدون هذا التسجيل تبدو الوكالة رابحة بكل ما تحصّله، وهذا وهم لا ينكشف إلا في آخر السنة.

تقرير ربحية الرحلات

يضع التقرير — صورة 7 — الرحلات كلها في جدول واحد خلال مدة تختارها: عدد المسافرين والإيرادات والمصاريف وصافي الربح لكل رحلة، مع إجماليات في أسفله.

وهنا تظهر المقارنة المفيدة: رحلة ممتلئة تعطي ربحاً طيّباً، ورحلة ناقصة العدد تكاد لا تغطّي تكلفتها لأن تذاكر الطيران والفندق تُدفع سواء اكتمل العدد أم لا.

ملاحظات

• اربط كل فاتورة تخصّ رحلة برحلتها؛ واترك الفاتورة بلا رحلة للخدمات المفردة فقط (تأشيرة، تذكرة، تجديد جواز).
• سجّل المصروف وقت دفعه لا بعد انتهاء الرحلة؛ فما يُؤجّل يُنسى.
• تابع عمود «الباقي» قبل المغادرة؛ فتحصيله بعد سفر المسافر أصعب كثيراً.
• حدّث حالة الرحلة أولاً بأول؛ فسجل الحالات هو مرجعك عند أي اختلاف مع عميل أو مورد.