التراخيص والأرشفة الإلكترونية

شاشتان تحميان المنشأة من نوعين من المفاجآت: ترخيص انتهى دون أن ينتبه أحد، ومستند مطلوب لا يعرف أحد أين هو.

التراخيص

بطاقة التراخيص — صورة 1 — تسجّل كل ما لمنشأتك من تراخيص واشتراكات لها تاريخ انتهاء: السجل التجاري، ترخيص البلدية، عضوية الغرفة، تراخيص المهن، تأمينات المركبات، اشتراكات الأنظمة.

ولتسجيل ترخيص اضغط إضافة كما في صورة 2: الاسم، والجهة المصدرة، ورقم الترخيص، وتاريخ الإصدار وتاريخ الانتهاء، والتكلفة، والمرفق (صورة الترخيص)، وملاحظات.

التنبيه قبل الانتهاء

مؤشر تراخيص تحتاج اهتماماً في لوحة الموديول، وألوان التراخيص في التقويم، ينبّهانك قبل الانتهاء بوقت كافٍ للتجديد. وهذه هي الفائدة الحقيقية: غرامة تأخير تجديد ترخيص أغلى بكثير من دقيقة إدخال بياناته.

ورفع صورة الترخيص مع السجل يعني أن نسخته متاحة فوراً حين تطلبها جهة رسمية أو بنك.

الأرشفة الإلكترونية

بطاقة الأرشفة الإلكترونية — صورة 3 — مساحة منظّمة لملفات المنشأة: مجلدات وملفات داخلها، مثل أرشيف ورقي لكن قابل للبحث.

أنشئ مجلدات بحسب طبيعة عملك — عقود، فواتير رسمية، مستندات حكومية، سياسات داخلية — ثم ارفع الملفات داخل كل مجلد.

قواعد تجعل الأرشيف مفيداً

• اسم الملف يشرح نفسه: «عقد إيجار المستودع 2026-2028» أفضل من «مسح ضوئي 12».
• مجلد لكل موضوع لا لكل شهر؛ التقسيم الزمني يجعل البحث عن عقد رحلة في التواريخ.
• ارفع المستند وقت إنشائه لا وقت الحاجة إليه.
• اضبط الصلاحيات: بعض المجلدات تخص الإدارة وحدها.

العلاقة ببقية الموديولات

الأرشفة هنا للمستندات العامة للمنشأة. أما مستندات الموظفين فمكانها ملف الموظف في الموارد البشرية، ومرفقات الفواتير فمكانها المستند نفسه في المحاسبة أو المشتريات — فالمرفق الذي يعيش مع مستنده أسهل في الوصول من أرشيف منفصل.