نظرة عامة على الشؤون الإدارية والمهام والمواعيد

موديول الشؤون الإدارية يمسك بالجانب الذي يضيع عادةً بين الأدراج والمجموعات: الخطابات الواردة والصادرة، والمهام الموكلة، والتراخيص التي تنتهي، والملفات التي يبحث عنها الجميع وقت الحاجة.

لوحة الشؤون الإدارية

من القائمة الجانبية اختر الشؤون الإدارية ثم لوحة التحكم — صورة 1 — وفيها:

• البطاقات — المراسلات الداخلية، المراسلات الخارجية، فئات المراسلات، التراخيص، المهام والمواعيد، تقويم المهام، الأرشفة الإلكترونية.
• المؤشرات — رسائل غير مقروءة، مهام متأخرة، مهامي، تراخيص تحتاج اهتماماً، ملفات مؤرشفة، المراسلات الداخلية.
• التقويم والتذكيرات — عرض شهري يجمع المهام والتراخيص والجلسات والاستئنافات بألوان مختلفة، فترى التزامات الشهر في نظرة واحدة.
• ملخص والمهام القادمة بجوار التقويم.

المهام والمواعيد

بطاقة المهام والمواعيد — صورة 2 — تعرض المهام بحالاتها والمسؤول عن كل منها وتاريخ استحقاقها.

ولإنشاء مهمة اضغط إضافة كما في صورة 3: العنوان، والوصف، والمسؤول أو المسؤولون، وتاريخ الاستحقاق، والأولوية، والحالة، ومرفقات إن لزمت.

ما يجعل المهام تعمل فعلاً

• مسؤول واحد واضح لكل مهمة؛ المهمة الموكلة للجميع لا ينفّذها أحد.
• تاريخ استحقاق دائماً؛ بدونه لا معنى لمؤشر «مهام متأخرة».
• تعليقات على المهمة بدل رسائل جانبية، ليبقى سياق القرار مع المهمة نفسها.

تقويم المهام

بطاقة تقويم المهام — صورة 4 — تعرض المهام والمواعيد موزّعة على أيام الشهر. وهي أنسب للتخطيط الأسبوعي من القائمة: ترى تكدّس يوم بعينه قبل أن تعد بمهمة جديدة فيه.

من يرى ماذا

مؤشر مهامي يعرض ما أُسند إليك أنت. وضبط الصلاحيات هنا مهم: لا يحتاج كل موظف أن يرى مهام الإدارة كلها — حدّد الأدوار بحيث يرى الموظف مهامه، ويرى المدير مهام قسمه.