المراسلات الداخلية والخارجية

المراسلات نوعان: ما يدور بين موظفيك داخلياً، وما يصلك أو يخرج منك إلى جهات خارجية. والفرق بينهما ليس شكلياً — فالخارجية لها أرقام صادر ووارد ومرفقات وجهات، والداخلية أقرب إلى بريد منظّم داخل المنشأة.

المراسلات الداخلية

بطاقة المراسلات الداخلية — صورة 1 — رسائل بين المستخدمين داخل النظام: تعميم، أو طلب، أو رد، مع تمييز المقروء من غير المقروء.

ولإنشاء رسالة اضغط إضافة كما في صورة 2: المستلم أو المستلمون، والموضوع، والنص، ومرفقات إن وُجدت.

وفائدتها العملية أن التعميم يبقى موثّقاً في النظام بدل مجموعة واتساب تضيع فيها القرارات، ويظهر عدد غير المقروء في لوحة الموديول.

المراسلات الخارجية

بطاقة المراسلات الخارجية — صورة 3 — تسجّل الخطابات الواردة من جهات خارجية والصادرة إليها: الجهة، والتاريخ، والموضوع، ورقم الصادر أو الوارد، والفئة، والمرفق.

ولتسجيل خطاب اضغط إضافة كما في صورة 4، وارفع صورة الخطاب أو ملفه مع البيانات.

لماذا يستحق هذا الانضباط؟

• الخطاب الرسمي مستند قد يُطلب بعد سنوات؛ وجوده مؤرشفاً برقمه وتاريخه يوفّر بحثاً طويلاً.
• مؤشر وارد/صادر في اللوحة يعطي صورة سريعة عن حجم المراسلات.
• الربط بالمهام: خطاب وارد يحتاج رداً ⟵ أنشئ له مهمة بمسؤول وتاريخ استحقاق.

فئات المراسلات

بطاقة فئات المراسلات — صورة 5 — تصنّف الخطابات: جهات حكومية، بنوك، عملاء، موردون، شكاوى … والتصنيف هو ما يجعل البحث لاحقاً ممكناً بدل تصفّح كل شيء.

ابدأ بعدد قليل من الفئات الواضحة، وأضف فئة جديدة حين يتكرر نوع من الخطابات فعلاً.

ترتيب عملي مقترح

1. عرّف الفئات أولاً.
2. سجّل كل خطاب وارد يوم وصوله برقمه ومرفقه.
3. أنشئ مهمة لكل خطاب يحتاج رداً أو إجراءً.
4. سجّل الصادر بعد إرساله مباشرة مع رقمه.